privacy policy

Privacybeleid

Vitance

Versie 1.0 – laatst bijgewerkt op 12/07/2026

1. Inleiding

Vitance hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij op een heldere en transparante manier uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen, hoe lang wij deze bewaren, met wie wij ze eventueel delen en welke rechten u heeft. Dit privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten van Vitance, waaronder onze webwinkel. Vitance is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van websites of diensten van derden waarnaar op onze website wordt verwezen.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Vitance is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in de zin van de AVG.

Naam onderneming: OSK BV (handelsnaam: Vitance)

Vestigingsadres: Boomgaardstraat 19, 3945 Tessenderlo / Ham, België

Ondernemingsnummer (KBO): 1031076742

BTW-nummer: BE1031076742

E-mailadres: info@vitance.nl

Telefoonnummer: 0477061110

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij

Afhankelijk van hoe u onze website en diensten gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens van u verwerken:

• Contactgegevens: naam, factuuradres, leveringsadres, e-mailadres, telefoonnummer;

• Bestelgegevens: bestelde producten, ordergeschiedenis, retourzendingen;

• Betaalgegevens: betaalmethode en transactiegegevens (betaalkaartgegevens zelf worden niet door ons, maar door onze betaalprovider verwerkt en opgeslagen);

• Accountgegevens: gebruikersnaam en wachtwoord, indien u een account aanmaakt;

• Communicatiegegevens: de inhoud van berichten die u ons stuurt, bijvoorbeeld via e-mail of het contactformulier;

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en surfgedrag op onze website, verzameld via cookies (zie artikel 7).

4. Waarom en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doeleinden en enkel wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat:

• Het verwerken en afhandelen van uw bestelling, inclusief levering en eventuele retourzendingen — rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG);

• Het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten via klantenservice — rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en 6.1.f AVG);

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht — rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG);

• Het versturen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie — rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG), die u te allen tijde kunt intrekken;

• Het analyseren en verbeteren van onze website via cookies — rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG) voor niet-noodzakelijke cookies, gerechtvaardigd belang voor functioneel noodzakelijke cookies;

• Fraudepreventie en het beveiligen van onze website en diensten — rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).

Wij verzamelen en gebruiken geen persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hierboven beschreven, tenzij wij daarvoor vooraf uw toestemming hebben verkregen.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is:

• Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar, conform de Belgische boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht;

• Accountgegevens: zolang u een actief account bij ons heeft, of tot [3 jaar] na uw laatste activiteit;

• Gegevens voor nieuwsbrief/marketing: tot u zich afmeldt of uw toestemming intrekt;

• Klantenservice- en communicatiegegevens: [2 jaar] na afhandeling van uw vraag of klacht;

• Cookies: zie de bewaartermijnen vermeld bij de cookies in artikel 7.

6. Met wie delen wij uw gegevens

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Met alle onderstaande partijen hebben wij, voor zover vereist, een verwerkersovereenkomst afgesloten:

• Shopify Inc. – het platform waarop onze webwinkel draait en waarop uw bestel- en accountgegevens worden gehost;

• Betaalproviders Shopify Payments, Bancontact en kaartbetalingen (Visa/Mastercard) voor de veilige verwerking van uw betaling;

• Vervoerders (Bpost en/of PostNL) – voor de bezorging van uw bestelling, waarbij naam, adres en contactgegevens worden gedeeld;

• E-mailmarketingtool. Klaviyo indien u zich heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief;

• Analytics-tools Meta Pixel voor het analyseren van websitegebruik, uitsluitend met uw toestemming via de cookiebanner;

• Boekhouder/accountant – voor het voldoen aan onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden en delen deze nooit voor doeleinden die niet in dit privacybeleid worden beschreven.

7. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Wij maken onderscheid tussen de volgende categorieën:

• Noodzakelijke/functionele cookies: nodig voor het correct functioneren van de website, bijvoorbeeld voor uw winkelwagentje en het onthouden van uw sessie. Hiervoor is geen toestemming vereist.

• Analytische cookies: waarmee wij inzicht krijgen in het gebruik van onze website, zodat wij deze kunnen verbeteren. Wij vragen hiervoor uw toestemming via de cookiebanner.

• Marketingcookies: waarmee wij, en eventuele advertentiepartners, u gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen. Wij vragen hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner.

Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij, via een cookiebanner, uw toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen onderaan onze website, of door cookies te verwijderen of te blokkeren via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van onze website mogelijk niet correct functioneren als u cookies weigert.

8. Doorgifte van gegevens buiten de EER

Sommige van de hierboven genoemde derde partijen, zoals Shopify, kunnen uw gegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen wij ervoor dat een passend beschermingsniveau gewaarborgd is, onder meer door gebruik te maken van de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie, of doordat de ontvanger gevestigd is in een land dat door de Europese Commissie als passend beschouwd wordt.

9. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Onze website maakt gebruik van een beveiligde verbinding (SSL/TLS) en gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van Shopify en/of andere door ons zorgvuldig geselecteerde partijen.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken;

• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;

• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): u kunt ons verzoeken uw gegevens te verwijderen, voor zover wij deze niet wettelijk verplicht moeten bewaren;

• Recht op beperking van de verwerking: u kunt ons verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken;

• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens, bijvoorbeeld voor direct marketing;

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit): u kunt een kopie van uw gegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;

• Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in artikel 2. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren. Wij reageren in principe binnen één maand op uw verzoek.

Recht om een klacht in te dienen: indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Nieuwsbrief en communicatie

Onderaan elke e-mailmailing vindt u een link waarmee u zich kunt afmelden voor onze nieuwsbrief of uw voorkeuren kunt aanpassen. Wilt u uw gegevens laten aanpassen of verwijderen buiten de nieuwsbrief om, dan kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in artikel 2.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in onze dienstverlening of in de toepasselijke wetgeving. Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hierover, waar mogelijk, actief informeren.

13. Contact

Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacybeleid, of wilt u een van uw rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op: